浙江：湖州積極開展“人的全生命周期”檔案一體化數字管理實踐與探索

　　編者按：今年是檔案系統貫徹踐行習近平同志關于檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化重要論述20周年。為全面推進檔案工作現代化先行，有效解決人民日益增長的檔案利用需求與數智時代民生檔案服務供給之間的矛盾，湖州市檔案館聚焦“大走訪大調研大服務大解難”活動，圍繞健全完善以人民為中心的檔案資源和利用體系，探索開展“人的全生命周期”檔案一體化數字管理調研，提出對策建議，打造民生檔案治理的“湖州樣本”。

　　背景意義

　　“人的全生命周期”檔案一體化數字管理是“堅持以人民為中心”的發展思想的必然要求,是深入貫徹黨的二十大精神，回應民生訴求、保障民眾利益、增進民生福祉的重要舉措，是貫徹落實習近平總書記對檔案工作“四個好”“兩個服務”重要批示精神的具體體現，是主動服務“數字政府”建設、探索長三角一體化檔案合作發展的創新實踐，是融入中心工作、打造“實干爭先”標志性成果、助力幸福新湖州建設的重要舉措，把檔案數字化、一體化、現代化貫穿到人的全生命周期，推動民生檔案公共服務均等化，不斷提升人民群眾獲得感、幸福感、安全感。

　　主要做法

　　湖州市檔案館依托“全國示范數字檔案館”基礎，鞏固省級民生檔案資源整合利用試點成果，推進“人的全生命周期”檔案一體化數字管理，探索建立“1+7+N”（“1”即市檔案館數據資源中心，“7”為出生、教育、置業、婚姻、就醫、養老、身后等7個人生階段的涉民單位數據分中心，“Ｎ”為基于“人的全生命周期”檔案數據的應用場景）的工作體系，推動“人的全生命周期”檔案數字化管理走深走實。

　　摸清底數，構建“一端收集”圖網。成立民生檔案數字化歸集利用工作領導小組，圍繞“人的全生命周期”檔案資源歸集，繪好一張市域民生檔案分布圖。聚焦“應歸盡歸，應收盡收”目標，重點對接衛健、民政、教育、公積金、人社、醫保、自規等7個涉民單位，解決婚姻、不動產、社保、公積金、土地確權等重點民生電子檔案進館難題。截至目前，館藏民生檔案57.29萬卷，數字化率達100%。對保存在館外的民生檔案通過上門指導和跟蹤服務，推動殯葬檔案和學籍檔案部分完成數字化。依托“電子文件單套歸檔與電子檔案單套管理”國家級試點成果，探索構建存量數字化與增量電子化并重的數字檔案資源體系。

　　先行先試，打造“一鍵歸檔”通道。聚焦“歸什么”“在哪歸”“怎么歸”問題，依托全省“浙里數字檔案”重大應用試點——“湖州市域數字檔案管理服務一體化平臺”（以下簡稱“市域一體化平臺”），圍繞“收、管、用、治”業務切口，開發了“檔案掛接、四性檢測、歸檔整理、開放鑒定、移交進館審批”等在線檔案管理功能，在全省率先打通了涉民單位的數字化歸集通道。同時，開發統一歸檔接口標準的“電子歸檔預審”組件，率先在全省上線使用。截至目前，已在線歸集出生醫學證明等“人的全生命周期”檔案6.3萬件，數據量達80GB。

　　服務升溫，推進“一網通辦”建設。為滿足群眾“最多跑一次”要求，積極構建“一網一端”共享服務體系。搭建“湖州市檔案利用專網”，實現全市各級綜合檔案館數字資源共享利用。開發手機端應用，上線“網上查檔大廳”，在浙政釘上架“湖檔直通車”，初步實現機關內部線上查、部門單位協同查、基層站點就近查和群眾查檔“掌上辦、馬上查”。據統計，市本級民生檔案查檔量占全年總量的70%以上，年均到館查檔利用者2000余人次，檔案調閱量超萬卷（件），“一網通辦”查檔利用率不斷提升。

　　安全保障，提升“一屏監管”水平。將館內重要檔案數據全部納入“湖州市數據安全檢測預警及保全平臺”監管，同時在“市域一體化平臺”建設檔案智能監管應用，推動涉民單位登記備份全覆蓋，初步實現館內外檔案數據“一屏監管”。此外，依托“浙里檔案監管指數”，建立以檔案四個體系建設為統領的湖州市檔案工作評價指標體系，制定《湖州市檔案館電子檔案利用規范》等管理制度，有效保障“人的全生命周期”檔案安全管理。

　　問題和挑戰

　　“數據煙囪”導致歸集共享難。一是管理主體多?！叭说娜芷凇睓n案被分散保存在市檔案館和不同的涉民部門，尤其是未進館的學籍檔案等，資源分散難以形成集聚效應。二是歸集整合難度大。大數據環境下的數據呈指數級增長，大量檔案散存館外導致不完整性和不連續性。部分檔案未移交進館且數字化率和數據化率未達標等。三是建設共享數據庫面臨挑戰。各涉民單位開發不同的基礎信息數據庫，重復建設和數據壁壘、信息孤島等問題仍是歸集難點。

　　“系統融合度低”導致查檔利用難。一是系統兼容性問題凸顯。各涉民單位業務信息平臺分布在不同的網絡環境，在接口設置、數據共享、系統集成等方面存在瓶頸，如學籍、社保、婚姻檔案的應用系統權限設置較為復雜，共享難度較大。二是用戶體驗的滯后性問題。平臺缺少基于大數據分析的智能問答、關聯提示等增值服務，掌上查檔等應用系統還需反復實踐、迭代升級等。

　　“觀念束縛”導致協同管理難。一是缺乏協同管理的理念。各單位共享意識不強，在線歸集通道已建立，但存在“高速路建好了、核心數據缺失或跑的很少”的情況。同時，部分單位沒有將核心數據歸集到檔案室，制約了共享質量。二是缺乏協同機制的建設。在民生檔案管理機制、數據共享、標準協調等方面，沒有統一的標準和完善的制度體系。

　　“安全風險”制約高質量發展。一是數據傳輸、利用過程中存在安全隱患。計算機網絡存在一定的安全漏洞，如木馬病毒、黑客等造成的數據篡改、數據泄密等問題。二是平臺存在安全風險。作為數字檔案的存儲設備具有易損壞的特性，且硬件淘汰周期短、軟件更新速度快、維護管理專業性強，平臺若產生故障將很大程度上影響歸集利用。

　　有關建議

　　牢固樹立“市域共同體”理念。一是凝聚協同管理共識。各單位要從思想認識上解決“為民建檔、檔為民用”的問題，達成“市域檔案共同體”建設共識，“一盤棋”推進數字化歸集與利用，確?！叭说娜芷凇睓n案的完整性和連續性。二是培養開放共享理念。堅決破除本位主義，建立館際之間、館室之間的互聯互通新機制，建議成立由市檔案館、市大數據局、涉民部門共同參與的工作團隊，配備專業人員，建立工作指標體系，形成上下聯動、橫向齊動的開放共享工作機制。三是增強全社會意識。加大《檔案法》和檔案工作的宣傳力度，增強群眾共建共享民生檔案資源的積極性，為檔案工作凝聚強大合力。

　　著力建設“高質量”數字資源庫。一是探索建立全市民生檔案數據中心。開設“人的全生命周期”檔案專題數據庫，實現“收、管、存”基本功能。系統外的數據通過人工歸集方式上傳平臺；業務系統產生的數據通過建設“數據接引系統”實現批量、實時多源異構數據的便捷同步或接入，通過“市域一體化平臺”在線歸集移交。二是統一數據標準。制定“人的全生命周期”檔案數字歸集的標準制度，明確歸集范圍、數據格式、數據存儲、加工標準等，加速部門間的業務協同。梳理并開展數據格式統一轉化工作。三是維護數據質量。通過系統匹配完善、數據比對碰撞、人工核對修改、專業軟件檢測等方式進行數據校核，形成高質量的檔案數據資源庫。探索“人工+智能”的組合應用，強化數據開放審核。

　　全力構建“多維度”平臺體系。一是升級完善“市域一體化平臺”。完善“1+7+Ｎ”的“人的全生命周期”檔案一體化數字管理應用框架，由民生檔案主管部門牽頭將市建系統與“市域一體化平臺”徹底打通，真正實現跨區域跨部門的互聯互通、共建共享。二是打通政務服務事項“一鍵式”在線歸檔。將浙江政務服務一體化平臺上的民生政務服務事項電子文件通過省檔案交換平臺推送至“市域一體化平臺”進行預歸檔，再通過設置歸檔模塊轉換為符合進館要求的電子檔案。三是推出多場景的數字化利用模式。推廣“湖檔直通車”應用，打通市檔案館與部門、區縣間的查檔通道，實現全市域互查利用。對接“浙里辦”查檔服務端，加快移動設備檔案互動平臺建設。

　　堅決擰緊“安全感”責任鏈條。一是健全安全管理體系。在“湖州市數據安全檢測預警及保全平臺”基礎上，建立健全“一屏監管”的檔案安全防范體系，建立完善檔案安全工作機制，提供“統一、實時、智能”的安全服務。二是加強數據安全管理。增加安全設備和技術投入，通過電子加密、電子簽章等身份認證技術確保信息傳輸安全。運用“區塊鏈+數據保真”技術確保數據安全。三是規范安全共享流程。完善檔案智能監管應用，制定共享利用安全管理制度，實現“任務指派-辦理-反饋-分析”的全流程管理。

　　切實提升“滿意度”服務指數。一是開展信息推送服務。以微信平臺、浙里辦、浙政釘等載體開展集中推送服務，根據大數據分析開展個性化推送服務。二是提升智能化服務。完善“浙里檔案”的“我的檔案一鍵通”“檔案通查出證”等湖州模塊。依托“市域一體化平臺”實現線上“一網通辦”、線下“一門通辦”、推行“一站式服務”。三是建立滿意度評價機制。加強查檔利用跟蹤問效，建立滿意度績效考核，一次查檔一次評價，形成與群眾雙向互動的回應機制。

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