各州、市人民政府，省直各委、辦、廳、局：
《云南省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理實施辦法》已經省人民政府同意，現印發給你們，請結合實際認真貫徹執行。
云南省人民政府辦公廳
2023年11月20日
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云南省政務服務電子文件歸檔和
電子檔案管理實施辦法
第一章 總 則
第一條 為推進和規范全省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，確保電子文件和電子檔案真實完整、安全可靠、長期可用，強化數字政府建設支撐能力，根據《中華人民共和國檔案法》、《國務院關于在線政務服務的若干規定》、《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等有關規定，結合我省實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于全省各級政務服務實施機構開展政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。行政處罰、行政檢查等電子文件歸檔和電子檔案管理工作可參照執行。法律法規另有規定或者涉及國家安全、國家秘密等情形除外。
第三條 本辦法所稱政務服務實施機構，是指依法履行政務服務職能的黨委工作機關、政府工作部門、群團組織，具有公共服務職能的企事業單位。
本辦法所稱政務服務，是指政務服務實施機構在辦理依申請辦理的行政權力事項和公共服務事項過程中提供的服務。
本辦法所稱政務服務辦理系統，是指全省統籌建設或者各級政務服務實施機構自行建設用于辦理政務服務的信息系統。
本辦法所稱政務服務電子文件，是指政務服務實施機構在履行職責過程中通過政務服務辦理系統形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的信息記錄，由內容、結構、背景等組成。
本辦法所稱政務服務電子檔案，是指具有憑證、查考價值，對國家以及社會具有保存價值，并歸檔保存的政務服務電子文件。
第四條 政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作應當遵循統一規劃、全程管理、規范標準、高效利用、安全可控的原則。
政務服務電子文件形成、辦理、歸檔以及電子檔案的移交、保管、利用等全過程管理應當符合國家有關法律法規、標準規范的要求，確保政務服務電子文件和電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規。
第五條 符合要求的政務服務電子文件，可以以電子形式歸檔并向檔案部門移交，除法律法規另有規定外，不再以紙質形式歸檔和移交。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
第六條 省級檔案主管部門會同省級政務服務管理部門，負責統籌規劃和組織協調全省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關政策、規章制度和業務規范。
各級檔案主管部門負責對本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作實行監督和指導，審核本級政務服務電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，會同有關部門研究制定相關規章制度。
各級政務服務管理部門負責統籌協調本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，依規向同級綜合檔案館移交本級政務服務電子檔案。
各級政務服務實施機構負責確定本單位政務服務電子文件歸檔范圍、分類方案、檔案保管期限和利用意見，明確電子文件歸檔和電子檔案管理的責任部門或人員，做好政務服務電子文件的形成、辦理、歸檔和政務服務電子檔案管理工作。
各級綜合檔案館應當建設滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎設施、應用系統，保障政務服務電子檔案規范接收、長久保存和共享利用。
第七條 各級政務服務實施機構應當統一使用全省政務服務平臺電子檔案管理系統進行政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理。已自行建設電子檔案管理系統開展政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理的，應當遵循國家有關標準規范，實現政務服務電子文件和電子檔案全流程管理，滿足政務服務電子文件和電子檔案真實、完整、可用和安全要求，與全省政務服務平臺電子檔案管理系統互聯互通。
第二章 收集與歸檔
第八條 政務服務實施機構應當完整收集本單位在政務服務辦理系統中形成與辦理的文本、圖像、音頻、視頻等不同形式的應歸檔電子文件及其元數據。
第九條 政務服務電子文件歸檔格式應當符合《政務服務事項電子文件歸檔規范》（以下簡稱《歸檔規范》）等國家有關標準規范要求，并且通用、開放、不綁定軟硬件。加密的政務服務電子文件應當解除加密技術手段后歸檔。
第十條 政務服務實施機構應當依據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《機關檔案管理規定》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等文件以及部門行政權力清單、責任清單、公共服務目錄等要求，確定本單位政務服務電子文件歸檔范圍、分類方案、保管期限和開放利用意見，一并納入文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行管理。
政務服務辦理全過程中形成和調用的證據性材料、程序性材料、結果性材料等應當納入歸檔范圍。政務服務電子檔案保管期限分為永久和定期，定期應不低于行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。
第十一條 政務服務電子文件一般以辦件為基本單位進行歸檔整理，形成歸檔信息包。歸檔信息包的內容、結構和命名規則，以及歸檔工作的開展應當符合《歸檔規范》等國家有關標準規范要求。政務服務事項辦理過程中以數據共享形式調閱的電子證照及其元數據應與該辦件形成的電子文件及元數據一并歸檔。涉及聯合辦理的政務服務事項，相關政務服務實施機構應當按照各自職責做好政務服務電子文件歸檔工作。
第十二條 政務服務電子文件歸檔一般采用在線歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可采用離線歸檔方式。歸檔時間分為實時歸檔和定期歸檔，定期歸檔時間最遲不能超過辦理完畢后的第二年6月底。
第三章 移交與接收
第十三條 各級政務服務管理部門統籌本級政務服務實施機構，依托全省政務服務平臺電子檔案管理系統，統一向同級綜合檔案館移交本級政務服務電子檔案。
各級綜合檔案館應當做好政務服務電子檔案的接收、登記和檢測，辦理移交接收手續。
移交接收工作應當遵循《電子檔案移交接收操作規程》等國家有關標準規范要求，確保政務服務電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
第十四條 保管期限為永久、30年的政務服務電子檔案列入移交范圍，移交時間原則上不超過歸檔后的第二年6月底。有特殊要求的，可適當延長移交時間。
第十五條 政務服務電子檔案移交綜合檔案館一般應采取在線移交方式，不具備條件的也可采取離線移交方式，并符合同級綜合檔案館政務服務電子檔案接收進館要求。
第四章 保管利用與監督檢查
第十六條 全省政務服務平臺運行管理部門應當建立健全政務服務電子檔案安全保管制度和安全防護體系，保障電子檔案管理系統安全、穩定、高效運行，電子檔案數據資源安全可控。
各級政務服務實施機構應當做好本單位政務服務電子檔案登記、保管、日常檢查、轉換、遷移、鑒定、銷毀等安全管理工作，并定期備份。
第十七條 各級政務服務實施機構應當積極推進政務服務電子文件和電子檔案高效、便捷利用。
各級有關部門應當在符合國家網絡安全、數據安全等有關法律法規要求的前提下，通過全省政務服務平臺、綜合檔案館等渠道，推進政務服務電子文件和電子檔案共享利用，提供優質服務。
第十八條 各級檔案主管部門會同政務服務管理部門，依據有關法律、行政法規對政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行監督檢查，對發現的問題督促有關單位及時整改。違反檔案管理有關規定的，依法依規予以處理。
第五章 附 則
第十九條 中央駐滇有關單位在依法履行行政管理和公共服務職責，面向企業和群眾提供政務服務過程中形成的電子文件和電子檔案，可以參照本辦法管理。
第二十條 本辦法由省級檔案主管部門、省級政務服務管理部門負責解釋。
第二十一條 本辦法自印發之日起施行。
