各市市場監管局、審批服務管理局、檔案局，綜改示范區市場監管局、行政審批局：
為加強經營主體登記檔案管理，規范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平。省市場監管局、省檔案局制定了《經營主體登記檔案管理辦法》，現印發給你們，請認真遵照執行。
山西省市場監督管理局 山西省檔案局
2024年4月26日
經營主體登記檔案管理辦法
第一章總則
第一條為規范經營主體登記檔案管理，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》和《中華人民共和國市場主體登記管理條例》等法律法規，結合本省實際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱經營主體是根據《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國市場主體登記管理條例》等法律法規登記的主體。
經營主體登記檔案是指縣級以上地方人民政府承擔經營主體登記工作的部門（以下簡稱登記機關）依法對經營主體進行登記、備案過程中形成的對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 經營主體登記檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。各級登記機關會同本級檔案主管部門對本行政區域內經營主體登記檔案工作實行監督和指導。
省市場監督管理局負責建立統一的經營主體登記檔案管理制度，各級登記機關負責收集、整理、保護、統計和利用本行政區域內經營主體登記檔案。
第四條登記機關應當加強對經營主體登記檔案工作的組織領導，保障經營主體登記檔案工作所需場所、設施設備和工作經費，保證經營主體登記檔案工作順利開展，確保經營主體登記檔案真實、完整、可用、安全。
第五條 登記機關應當明確經營主體登記檔案工作負責部門，配備相應的工作人員負責具體工作。檔案工作人員應當具備良好的政治素質，遵紀守法，熟練掌握檔案工作技能和業務知識，并保持相對穩定，定期接受檔案業務培訓。
第六條 登記機關應當積極支持和加強經營主體登記檔案信息化建設，將經營主體登記檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃。
第二章 經營主體登記檔案的收集和管理
第七條登記機關按照“一戶一檔、一檔可立多卷”的原則和形成的時間順序，對經營主體登記檔案依法分類，有序收集管理。
第八條 經營主體存續期間，登記檔案的保管期限與存續期一致。
已注銷經營主體紙質登記檔案，保管期限按有關規定執行。紙質檔案銷毀前，登記機關應通過信息化手段建立紙質檔案數字副本。
第九條經營主體登記檔案的收集范圍：經營主體申請設立（開業）登記、變更（備案）登記、注銷登記、其他登記等過程中形成的文件材料。
登記機關檔案管理部門集中統一管理本單位經營主體登記檔案，對本單位經營主體登記文件材料的歸檔工作進行監督和指導。
凡屬經營主體登記檔案收集范圍內的文件材料，實行集中統一管理，任何部門和個人不得拒絕歸檔或者據為己有。
第十條經營主體登記檔案根據國家市場監督管理總局公布的提交材料規范按順序排列文件材料。
第十一條 登記機關統籌開展經營主體登記傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
登記機關應建立經營主體登記檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。經營主體登記檔案的數字化加工，按照《經營主體登記檔案的掃描（利用）分級標準》和檔案數字化技術規范有關規定執行。
經營主體登記電子文件歸檔和電子檔案管理工作應當遵循統一規劃、全程管理、規范標準、高效利用、安全可控的原則，電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。
經營主體登記電子文件歸檔一般采用在線實時歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過辦理完畢后的1個月內。
第十二條經營主體因住所（主要經營場所、經營場所）變化需遷移登記檔案的，只需向遷入地登記機關辦理住所（主要經營場所、經營場所）變更登記，申請檔案遷入，無需向遷出地登記機關提出遷出申請。遷出地登記機關無正當合法理由不得限制、妨礙經營主體遷移，遷移規程按有關規定執行。
第十三條 登記機關應當加強檔案基礎設施建設，改善檔案安全管理條件，配置符合國家有關規定的專門庫房，配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調控等必要的設施設備，配備檔案工作所需的工作設備。有條件的登記機關應當實行檔案庫房、閱覽室和檔案工作人員辦公用房三分開。
第十四條 檔案工作人員應當定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保設施設備正常運轉；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期檢查檔案保管狀態，對破損的檔案進行修復。
第十五條 登記機關應當對經營主體登記檔案的收進和移出、保管數量、查閱和利用效果等情況進行及時、準確地登記和統計。
第三章 經營主體登記檔案的利用
第十六條 登記機關遵循依法、公正、便民的原則，采取線上線下融合的方式為自然人、法人和非法人組織提供經營主體登記檔案查詢服務。
經營主體登記檔案鼓勵采取數字化的查詢方式。依法需要鑒定字跡或印鑒的，登記機關應提供紙質檔案原件便于鑒定。
第十七條 鼓勵自然人、法人和非法人組織登錄國家企業信用信息公示系統進行經營主體基本信息查詢。鼓勵經營主體登錄山西省市場監督管理局企業檔案查詢平臺查詢經營主體自身登記檔案。
公安機關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察機關、審計機關等國家機關可以通過山西省政務外網登錄山西省市場監督管理局企業檔案查詢平臺查詢本省經營主體登記檔案。
第十八條 采取線下方式申請查詢經營主體登記檔案，應當填寫《經營主體登記檔案查詢登記表》,按照下列要求提交材料：
?。ㄒ唬┕矙C關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察機關、審計機關等國家機關查詢與自身工作內容有關的經營主體登記檔案，應當出具本部門公函及查詢人員的有效工作證件原件及復印件。
?。ǘ┦墚斒氯宋械穆蓭?、基層法律服務工作者和法律援助機構人員可以查詢與其辦理事項相關的經營主體登記檔案。律師應當出具所在單位出具的證明、本人的律師執業證書原件及復印件；基層法律服務工作者應當出具所在單位的證明、本人有效工作證件原件及復印件；法律援助人員應當出具法律援助機構的指派通知書、介紹信及本人的有效工作證件原件及復印件。
?。ㄈ┕C機構、仲裁機構查詢與自身工作內容有關的經營主體登記檔案，應當出具本機構公函及查詢人員的有效執業證件原件及復印件。
?。ㄋ模┙洜I主體查詢自身登記檔案，應當出具說明查檔用途的有效介紹信，出示營業執照的原件或加蓋公章的營業執照復印件及指定查詢人員的有效身份證件原件及復印件。
?。ㄎ澹┙洜I主體投資主體查詢其投資的經營主體登記檔案，自然人應當出具有效身份證件原件及復印件，法人和非法人組織應當出具有效主體資格文件復印件、加蓋公章的授權委托書及查詢人員的有效身份證件原件及復印件。
?。┻M入訴訟程序、執行程序或仲裁程序的自然人、法人和非法人組織，查詢與自身所涉案件相關的經營主體登記檔案，應當提交人民法院或仲裁機構出具的相關司法文書（文件），自然人的有效身份證件原件及復印件、法人和非法人組織有效主體資格文件復印件、加蓋公章的授權委托書及查詢人員的有效身份證件原件及復印件。
?。ㄆ撸┢飘a管理人（清算組）查詢指定破產（強制清算）經營主體登記檔案，應當出具人民法院受理破產（強制清算）案件裁定書、指定破產管理人（清算組）決定書等復印件、指定破產管理人（清算組）的有效主體資格文件復印件或身份證明、加蓋公章的授權委托書及查詢人員的有效身份證件原件及復印件。
第十九條 公安機關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察機關、審計機關等國家機關可以在全省各級登記機關查詢與自身工作內容有關的省內經營主體的信息查詢單。
任何組織和個人，在填寫《經營主體登記事項信息查詢登記表》后，可以在全省各級登記機關申請查詢經營主體的登記事項信息；
第二十條登記機關、公安機關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察機關、審計機關等國家機關確需查閱紙質檔案原件的，填寫《經營主體登記紙質檔案查閱登記表》，經登記機關經營主體登記工作負責人批準后，檔案工作人員全程陪閱。
第二十一條 申請鑒定經營主體登記檔案，應當出具鑒定委托書、鑒定機構公函、鑒定機構資質復印件、鑒定人員的有效執業證件原件及復印件，填寫《經營主體登記紙質檔案鑒定登記表》，經登記機關經營主體登記工作負責人批準后，指定檔案工作人員負責接待。經營主體登記檔案鑒定工作應在檔案室或經營主體登記機關批準的場所進行。
第二十二條 查閱和鑒定經營主體登記檔案要遵守利用規定、履行相關手續，不得有篡改、損毀、調換、抽取檔案等行為。如有上述行為，按照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等有關規定追究相應的法律責任。
第二十三條 經營主體登記紙質檔案利用完畢，檔案工作人員應認真檢查核對，確保經營主體登記檔案的完整與安全。
第二十四條經營主體登記檔案查詢內容涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的，須遵守《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國個人信息保護法》等法律法規。
登記機關的內部審批文書，在辦理涉及登記機關的案件時方可查閱。
第二十五條查詢服務對象對查詢所獲取的經營主體登記檔案信息，應當遵守有關法律法規和國家有關規定，不得損害國家利益、社會公共利益和第三方合法權益。所獲取的經營主體登記檔案信息僅限于該次查詢的正常利用，不得以其他不正當方式利用或牟取利益。任何組織和個人不得擅自公布不屬于自身所有的檔案。
第四章 獎勵與處罰
第二十六條 有下列情形之一的，依照國家有關規定給予表揚、表彰或者獎勵：
?。ㄒ唬┰诮洜I主體登記檔案的收集、整理或者利用等方面做出顯著成績的。
?。ǘ洜I主體登記檔案的保管、保護和現代化管理做出顯著成績的。
?。ㄈ┩`反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的。
第二十七條?在經營主體登記檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規給予處分；情節嚴重，涉嫌構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。
第五章 附 則
第二十八條本辦法由山西省市場監督管理局解釋。
第二十九條本辦法自2024年6月1日起施行，有效期五年。
附件：2.經營主體登記檔案查詢登記表
附件：3.經營主體登記事項信息查詢登記表
附件：4.經營主體登記紙質檔案查閱登記表
附件：5.經營主體登記紙質檔案鑒定登記表
